Was im Alltag untergeht: das Verarbeitungsverzeichnis
Die DSGVO bringt schon seit 2018 deutlich verschärfte Dokumentationspflichten für alle Händler – auch kleine Händler! – mit sich. Hierzu gehört auch die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses.
Wir haben festgestellt, dass ein Großteil der Händler noch nie davon gehört hat, geschweige denn die Pflicht erfüllt. Daher hierzu ein paar Informationen.
Jeder Händler bzw. der Datenschutz-Verantwortliche, hat ein Verzeichnis aller Datenverarbeitung-Tätigkeiten zu führen, mit:
– Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (in der Regel der Inhaber)
– Zweck der Datenverarbeitung (z.B. „Lohnabrechnung, Bestellungen“)
– Beschreibung der Kategorie betroffener Personen (z.B. „Beschäftige, Kunden“)
– Beschreibung der Kategorie personenbezogener Daten. (z.B. „Telefonnummer, Bankverbindung, religiöse Zugehörigkeit“)
– ggf. Übermittlung der Daten an Organisationen oder ein Drittland (z.B. „Steuerberater“)
– vorgesehene Fristen zur Löschung der Daten (z.B. „Bestelldaten 10 Jahre“)
– Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu löschen.
Diese Dokumentation ist auf Abfrage der Aufsichtsbehörde vorzulegen.
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