E-Rechnung ab 2025: Was Kleinstunternehmer jetzt wissen müssen
Ab dem 1. 1.2025 gibt es in Deutschland eine neue Pflicht: Unternehmer müssen bei Leistungen an andere Unternehmer eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ausstellen. Besonders Kleinstunternehmen stehen dadurch vor neuen Herausforderungen – aber auch vor spürbaren Erleichterungen.
Was sich konkret ändert
Die bisher übliche Papierrechnung oder einfache PDF-Datei reicht nicht mehr aus. Zulässig sind nur noch strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese lassen sich maschinell auslesen und sollen die digitale Verarbeitung vereinheitlichen.
Erleichterung für Kleinstunternehmen
Ein zentraler Punkt betrifft die Zustimmungspflicht: In einem ersten Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) war vorgesehen, dass Kleinstunternehmer die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers benötigen, um eine E-Rechnung zu versenden. Diese Regelung war nicht nachvollziehbar, wich vom Gesetz ab und sorgte für Unsicherheit.
Das Schreiben vom 18.03.2025 korrigiert das: Kleinstunternehmer dürfen E-Rechnungen künftig ohne Zustimmung verschicken – vorausgesetzt, sie nutzen ein strukturiertes Format. Nur wer weiterhin auf reine PDFs setzt, braucht die Zustimmung des Empfängers. Das reduziert Bürokratie und schafft mehr Klarheit.
Weitere Klarstellungen im Überblick
- Fehlerarten: Formatfehler machen eine Rechnung technisch unbrauchbar. Inhaltliche Fehler führen zwar zu einer formal gültigen E-Rechnung, gelten aber nicht als ordnungsgemäß.
- Anlagen und Verweise: Alle relevanten Angaben müssen direkt im strukturierten Teil oder als Anhang enthalten sein. Verweise auf externe Dokumente reichen nicht mehr aus.
Kritik aus der Praxis
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt die Klarstellungen, warnt aber vor neuen Unsicherheiten. Besonders die Unterscheidung zwischen Format- und Inhaltsfehlern sei noch nicht eindeutig. Auch die Pflicht, alle Unterlagen in die E-Rechnung einzubetten, wird kritisch gesehen – sie erhöht das Datenvolumen und den Aufwand.
Die Anlage kann sich jedoch an derselben Mail befinden wie die E-Rechnung, sie muss nicht unbedingt in der digitalen Struktur der E-Rechnung enthalten sein. Somit ist die Kritik des DStV an dieser Stelle nicht nachvollziehbar.
Was jetzt zu tun ist
Kleinstunternehmer sollten prüfen, ob ihre Systeme die technischen Anforderungen erfüllen. Wichtig ist, dass E-Rechnungen vor dem Versand validiert werden und alle Pflichtangaben korrekt eingebettet sind. Die Umstellung bringt Aufwand, aber auch mehr Rechtssicherheit und digitale Effizienz. Wir empfehlen hierfür den Anbieter EASYBILL.
Unterstützung für Händler bei der E-Rechnungspflicht
Du willst dein Onlinegeschäft fit für die E-Rechnungspflicht machen? Wir unterstützen dich mit praxisnaher Beratung, technischer Umsetzung und klaren Lösungen – damit du dich auf dein Business konzentrieren kannst. Egal ob Kleinstunternehmen oder wachsender Shop: Wir helfen dir, die neuen Anforderungen effizient umzusetzen: Jetzt Termin vereinbaren.
