Wir hinterlegen dir ein E-Mail-Archiv und nennen dir eine E-Mail-Adresse, an die du alle deine Mails in BCC (also in unsichtbarer Kopie) weiterleiten kannst. Ebenso leiten wir alle eingehenden Mails in Kopie an dein Archiv weiter.
Die E-Mails werden auf einem ANDEREN Server gespeichert als deine Original E-Mails. Somit entlastest du nicht nur dein Postfach, sondern hast auch noch ein sicheres Backup.
Dadurch werden also alle eingehenden und ausgehenden Mails im Mailarchiv verwahrt. Selbstverständlich richten wir alles für dich ein und sichern zum Start einmalig auch alle bisherigen Mails.
Pro Mailarchiv erhältst du satte 50GB Speicher, und dieser wird auch noch kumuliert. Hast du also 5 Archive, dann hast du insgesamt 250 GB und uns ist völlig egal, auf welchem Postfach wieviel davon verwendet wird.
Deine Mailarchive kannst du einfach per Browser öffnen und durchsuchen. Hierfür stehen dir eine Vielzahl von Filtern zur Verfügung und du findest auch E-Mails, die schon viele Jahre alt sind, problemlos wieder. Siehe das Beispielbild oben.
Vorteile der E-Mail Archivierung:
- hebe Verträge rechtssicher 10 Jahre lang auf (optional auch länger)
- entlaste dein Postfach
- hebe wichtige E-Mails auf
- finde alles in kürzester Zeit wieder
- stelle E-Mails wieder her, die du bei dir gelöscht hattest
Am Anfang stehen 3 Entscheidungen:
1. Willst du rechtssicher archivieren oder gehts dir nur um ein Backup deiner Mails bzw. die Entlastung deines Postfaches?
Hintergrund:
Das System legt immer einen ADMIN an. Mit dem ADMIN kann man Einstellungen vornehmen - zum Beispiel "E-Mails dürfen 10 Jahre nicht gelöscht werden". Dieser Admin hat ein eigenes Archiv. Hintergrund ist, wenn z.B. ein Angestellter deine Firma verlässt, dann könntest du seine Mails einfach dorthin schieben und sein Archiv löschen. Denn wenn du 10 Ex-Angestellte hast und monatlich für deren Archive bezahlen musst, ist das irgendwie doof.
Der Haken: der Admin hat IMMER die Möglichkeit, Mails zu löschen.
Das bedeutet: E-Mails die im Archiv des Admins liegen, liegen dort nicht rechtssicher.
Der rechtssichere Weg wäre also, ZUSÄTZLICH zum Admin die gewünschte Anzahl von Archiven anzulegen und dem Admin ** KEINE ** E--Mail Adresse zuzuweisen.
Also:
1a) Nur als Backup = du zahlst für so viele Archive wie du Mailboxen hast
1b) Rechtssicher = du zahlst für die Anzahl der Mailboxen + 1 Archiv für den Admin.
2. Willst du auch deine E-Mail Ordner mitsichern?
Viele Händler haben Dutzende von Ordnern in ihrem E-Mail Postfach, wie "Kunden", "Lieferanten" etc.
Diese werden wir dir beim ERSTEN Backup mitsichern. Nun ist die Frage: was soll in Zukunft passieren?
2a) wenn du im Laufe der Zeit neue Ordner anlegst, sollen die auch im Archiv erscheinen
2b) es reicht dir, wenn alle Mails im Archiv im dortigen Posteingang liegen (die Suchfunktion im Archiv ist wirklich gut).
Entscheidest du dich für 2a) dann würden wir dir eine besondere Version des Programmmes Mailstore auf deinem Windows-PC installieren (du hast Windows, oder?). Das sollte ein PC sein, der täglich läuft (sprich der vom Chef?)
Bei 2b kommst du ohne Extra-Programm aus.
3. Sollen Mails nach 10 Jahren aus dem Archiv gelöscht werden?
Einfache ja nein Frage :-)
Wie archiviere ich meine Mails?
Eingehende Mails:
für eingehende Mails kannst du meistens bei deinem Hoster ein "Mailkopie an: " hinzufügen. Somit werden alle eingehenden Mails in Kopie ans Archiv geschickt.
Ausgehende Mails:
Shop:
Bei den meisten neueren Shops kannst du in den Einstellungen für ausgehende Mails ebenfalls eine weitere E-Mail Adresse hinzufügen.
E-Mail Programme:
Beispielsweise bei Thunderbird unter Extras > Konto-Einstellungen > Kopien & Ordner kannst du ebenfalls eine BCC Adresse hinzufügen.
Auf dem Handy haben z.B. die Programme Aquamail und K9 so eine Funktion. Auch viele Ticketsysteme (falls du eines benutzt) haben sowas.
Webmailer:
schreibst du deine E-Mails ausschließlich im Browser, wird es dort keine automatische BCC Funktion für versendete Mails geben, du wirst dann die Archivadresse jedes Mal händisch in das Feld BCC kopieren müssen, wenn du eine Mail verschickst. Aber spätestens wenn der Empfänger antwortet, wird die Mail sowieso archiviert. Oder du verwendest das Programm "Mailstore", siehe oben unter 2a.
Wie viele Archive benötige ich?
Ein Archiv pro Mailbox die du sichern willst. Wenn du rechtssicher sein willst, dann ein Archiv mehr als du Mailboxen sichern willst. Siehe oben.
Darf / Muss ich alle Mails sichern?
Dazu frage bitte einen Rechtsanwalt.
Wie stelle ich E-Mails wieder her?
Du gehst in dein Archiv, suchst die Mail, hakst sie an und klickst auf "Wiederherstellen". Das System schickt dir die Mail als Anhang in deinen Posteingang zur Weiterbearbeitung oder zum Antworten. Keine Sorge: sie bleibt trotzdem im Archiv erhalten. Du kannst sie aber auch direkt im Archiv lesen, Drucken, als .eml Datei öffnen oder löschen.
Ist das Archiv revisionssicher?
Ja, wenn du dich für 1b entscheidest, siehe oben.
Was passiert, wenn das Postfach auf dem Server gelöscht wird?
Nehmen wir mal an, du archivierst das Postfach deines Mitarbeiters Max Müller. Wenn dieser das Unternehmen verlässt und du das Postfach auf dem Server löscht, bleiben die E-Mails trotzdem bestehen - bis du sein Archiv kündigst. Du könntest die Mails umziehen in das admin-Archiv und dann das von Max Müller löschen - wir würden dir dabei helfen. Aber: wie gesagt, der Admin kann immer Mails löschen. Alles was im Admin Archiv liegt, liegt dort nicht rechtssicher.
Kann ich mehrere Postfächer mit einem einzigen Archiv archivieren?
Das ist technisch möglich. Du hast dann ein Archiv und darunter die Auswahl der E-Mail Adressen:
Wenn du jetzt eine E-Mail Adresse wieder loswerden möchtest, musst du:
- das Programm MailStore installieren und dich in dein Portal einloggen
- den Lösch-Schutz abschalten (was dann natürlich gegen die Compliance verstößt)
- auf die jeweilige E-Mail Adresse gehen
- jede E-Mail einzeln anhaken und löschen (Einen Button "alle auswählen" gibts nicht.)
- die Einstellungen rückgängig machen.
Das ist der Grund, warum wir davon abraten. Denn wenn du pro Postfach einen Benutzer hast, dann können wir einfach den Benutzer löschen und gut ist.
Was passiert bei Überschreitung des Speichers?
Dann bekommst du einfach die nächsten angefangenen 50GB berechnet. Aber wie gesagt, der Speicherplatz wird über alle angelegten Archive kumuliert. Im Alltag braucht niemand mehr Speicher. Ist uns zumindest noch nicht untergekommen.
Ich habe nicht alles verstanden / ich habe Fragen!
Ja, ging uns beim ersten Mal genauso. Bitte frag. Am Besten per E-Mail, nicht "mal eben schnell" am Telefon. Das Thema ist echt komplex.
Einrichtung und Konfiguration des E-Mail Archives
Kleinen Händlern mit "normalen" Mailboxen (Thunderbird, SMTP) helfen wir kostenlos beim Einrichten.
Händler mit Outlook 365 oder Google Workspace erhalten den Link zu einer Anleitung.
Deutsch
English